ビジネスにおいて相手との
信頼関係はとても重要ですよね。
それがどういう手を使ってでも
つかみ取りたい契約や取引なら、
誰でも言動に気を付けるものです。
しかし、いつも取引をしている相手だからと
油断をしてしまって
失礼を働いてしまい、
不信感や不快感を持たれてしまった人は
少なくありません。
まさに油断大敵だ、と上司から
怒られてしまったら辛いですよね。
もし自分のミスが原因で仕事に
大穴を開けてしまったら…、
想像するだけでも怖いです。
今回は営業に配属が決まった新人さんや、
入社間近の新人さんが注意したい、
ついやってしまいがちな電話方法
「オンフック」についてお伝えします！
仕事でオンフックで電話するのは本当にマナー違反か？
そもそも“オンフック”って？
と言葉自体が初耳の人も多い
この機能についてから
お話していきましょう。
生まれたときから携帯電話や
スマホに慣れている世代の人には
馴染みのない固定電話に備わっている機能、
オンフックダイヤル。
使い方自体はとても簡単で、
電話にあるオンフックのボタンを
押して番号を押せば使えます。
オンフックの機能はというと、
「スマホのハンズフリー機能に近く、
固定電話でも相手の声が
スピーカーから聞こえてくる」
機能と言えます。
もっと分かりやすく言うなら、
『相手が電話に出るまで受話器を
持たなくても良い機能』
です。
オンフック機能は受話器を
電話本体に置いたままコールができるので、
はじめに受話器を持ち上げる必要はありません。
受話器を持たないと
相手の声が聞こえないのが普通ですが、
オンフックを使うと声や音は
スピーカーから出ます。
スマホで使われている
ハンズフリーに似ていると言われるのは
この点ですね。
ですがオンフックはあくまでも
“相手が出るまで自分が楽する”機能なので、
相手が電話に出たら自分も受話器を手にとって
耳にあてなければいけません。
その際に相手には「ガチャッ」と
たったいま受話器を取った音が
そのまま聞こえてしまいます。
そう、この音こそオンフックの弱点であり、
デメリットなのです。
つまり、電話をかけてきた相手は
楽して連絡を取ろうとしている、
そう思われてもおかしくはありません。
ビジネスでは信用第一が当たり前の世界ですから、
少しでも相手に不満を持たれてしまうと
命取りになります。
あなたの、たった1回のオンフックダイヤルで
ガチャッと聞こえてしまったことが、
「あなたの会社は失礼だ」
なんて事件に発展する可能性も
否定できないのです。
どう転んでも会社に影響がなく自分も困らない、
どうでも良いと切り捨てられるような取引先なら
オンフックダイヤルを使用しても
問題ありませんが、
ビジネスマナー的にはNGと言えます。
仕事でオンフックで電話する時に注意すべきマナーは？
上の見出しでオンフックダイヤルは
“ビジネスマナーでNG”だとお伝えしましたが、
あることをすれば
マナー違反にはなりません。
それは相手が電話に出る前に
あなたが先に受話器を持ち上げている場合です。
すれはすなわち、
「普通の電話と同じ」使い方。
意味ないじゃないか、と
ツッコミをもらうことになりますし、
オンフックを使う意味がないんですよね…。
ですから使い方は簡単でも
使い所を選ぶ機能なんです。
はじめから受話器を持たなければ
相手が出るまでは
他の業務を行えます。
「オンフックは使ってはいけない機能なんだ！」
と言い切ることはできません。
相手がなかなか電話に出ない、
何度もコールしないと気付いてくれない場合は、
オンフック機能を使う会社も
もちろんありますよ。
が、便利だからこそ
リスクもあるのです。
なのでオンフックを使用するときのマナーは
相手に受話器を持った音を聞かせないように、
相手が電話に出る前に
自分が先に待機しておくことです。
もしこちらが受話器を持つ前に
相手が電話に出てしまい
音が聞こえてしまっても、
「オンフックダイヤルで申し訳ありません」
などの謝罪をする必要はありません。
というよりも、
オンフックダイヤルでの謝罪の言葉は
一般的に存在しませんので、
怒らせてしまったときだけ
素直に答えましょう。
固定電話の機能であるオンフック、
現代に普及したスマホや携帯電話には、
この機能を搭載している機種は
ほとんどありません。
相手が電話に出たらバイブする、
そんな機能は過去にありました。
どうしても作業と並行して電話をしたい場合は
固定電話ではなく、
スマホにヘッドセットマイクを装着して
電話することをオススメします。
まとめ
これまで規則や校則が
はっきりと決まっていた学生生活をしてきて、
卒業したらすぐに右も左もよく分からないまま
大人のビジネス世界に足を踏み入れることに…。
分からないだらけは怖い、
頼れる知り合いもいない、
内定が決まってそんなドキドキが
止まらない人も多いですよね。
学校では入社する会社が
どんな空気や雰囲気なのか、
仕事の内容ややり方などを
1から１００まで教科書で
丁寧に教えてはくれません。
仕事の多くは失敗の積み重ねばかりで、
落ち込むことも１度や２度ではないでしょう。
だからこそ、
ビジネスの世界に足を踏み入れる前に
最低限のマナーを知っておくことは
自分にとっても会社にとっても
大きな１歩になります。
なにより、何もわからないまま出社するよりは
「これはダメなことなんだ」
と１つでもNGな行動を知っているだけで
気持ち的に安心感が違います。
仕事はストレス発生の宝庫、
この記事があなたの心に少しでも
余裕を作れたら嬉しいです。
